タスク管理

Webでタスク管理の方法について調べると、いかにもアフィリエイトっぽい、特に意味の無い写真とAmazonへのリンクがぺたぺた貼られた記事がいっぱい出てきて鬱陶しいことこの上ないのだが、なんだかんだで仕事で必要になるし、かつ苦手なので、改善していきたい。

このご時世、いいツールは迷うほどたくさん出ているので、使い方をメモ。

方針

  • 「タスク」と「todo」を分けて考える
    • タスクはtodoの集まりで、粒度の大きいもの
    • タスクは漠然としていて取りかかるのが嫌になるので、エイヤッ!!と、サブタスクやtodoに分解する
    • 特にまずは「不明点の確認」というサブタスクが重要
      • 取りかかるのが嫌になるのは、todoが把握できなくて、いざ取りかかり始めたら何か途轍もなく面倒な作業をしなくてはいけないことが明らかになってしまうかもしれないという恐れから
      • でもどっちみちやらなきゃいけない:-|
      • なので、真っ先にそれを明らかにしてやる
  • todoにはステータスを設定する
    • 未着手/○○待ち/完了
    • 決定権がこちらにないこと、聞かないとわからないことは、相手の都合もあるのでとっとと聞き、こちらが「待ち」状態にする
    • 「待ち」「完了」は考慮しなくていいので、「未着手」に注力できる
      • (あまりに相手の回答が遅いと催促する必要はあるが)

タスクを分解すると言うことに関しては、上記の記事だけでなくとも結構よく見る手法であり、WBSの基本的な考え方である

WBS(Work Breakdown Structure)によるプロジェクト管理

状態を設定するというのは、なるほど、と思った。

ツールに要求すること

で、実践するときに、個人的に必要(これが無いと続かない)と感じた要素は以下の通り

  • 木構造で階層化できる
    • 上記の方法を実践するため、タスクは階層化したい
  • todoへのタグ付け、またはプロジェクトごとの分類
    • プロジェクトは同時に複数並行で進むので、分類しないとごちゃごちゃ
  • todoへのメモ書き(あれば)
    • ステータスや参考URLなどを設定できたら便利
  • 「今日やること」だけを表示する機能
    • todoに期日を設定して、日付単位で一覧したい
      • プロジェクト単位での一覧と、期日単位での一覧を行き来したい
      • プロジェクト単位だけでは、進捗把握や状態管理はしやすいが、複数あるプロジェクトのどれから手を付けるべきか横断的にわかりづらい
    • 今日だけじゃなく数日後までの予定も表示してほしい
  • タスク・todoの登録が楽
    • 継続するのに大事
  • 分類(プロジェクト)のアーカイブ機能
    • 終わったプロジェクトがいつまでも残り続けると、邪魔になる
    • ただし、終わったプロジェクトも記録としては残しておきたい
    • そのため、プロジェクトのアーカイブ機能(候補としては出てこないが、いつでも参照できる状態にする)が欲しい

検討ツール

Evernote

Evernote

前々からEvernoteは使っていたため、それで検討。正直、Evernoteは使い方が人によって千差万別すぎるので、下記の「もう一つな点」に挙げられていても、良い方法があるかも知れない。

  • 良い点
    • 慣れてる
    • タスクの分解結果をダーッと書き出して保存するのに良い(整理・追記・関連情報へのリンクがしやすい)
  • もう一つな点(タスク管理ツールでは無いので当然なのだが)
    • 日付での一覧がしにくい
      • プロジェクトごとにノートを作成してタスクツリーを記録すると、情報が分散し、「総合するといつまでにどれだけのtodoがあるか?」を把握しづらい
      • 1つのタスクツリー用ノートを作り、今あるプロジェクトを全部書き出してしまうと、一覧はしやすいが、整理しづらい
        • そして、いずれにしろ「今日やること」はどこか別の場所にまとめないといけない
      • リマインダーを活用する手もある
        • 1ノート1todoとして、todoリスト用ノートブックに、リマインダーを設定したノートを追加していく
        • リマインダーを設定すると、ノート一覧とは別に、未完了のリマインダーがリスト化される
        • これでもいいっちゃいいけど、気分的なものとして、以下の点が気になる
          • ノートの単位として1todoは小さすぎるし、ほとんど中身の無いノートが大量に作られることになるのがちょっと嫌
          • 終わったタスクでも、ノート自体は残り続けるため、終わった!タスクは消滅した!って感覚が薄い

日付で横断できるようにしたい。

餅は餅屋、todo管理はtodo管理サービス。

あんまり依存するサービスが多くなりすぎても、値上げ時や終了時に困ることになるので慎重になるべきなのだが、試してみるだけは試してみよう。

とりあえず、TodoistとTogglが有名らしいので使ってみる。

Todoist

todoist

  • 良い点
    • 上記の要求を満たす
    • 特にタスクの登録が楽(期日、プロジェクト)
  • もう一つな点
    • キーボードショートカットが少ない
      • タスクはPCからまとめて入力することが多く、キーボードで編集を完結させたい
      • キーボードから、登録済みのtodoを編集したり、週間表示で特定の日に新しく追加したりできない(マウス操作が必要)
    • デスクトップ版はちょっと表示が遅い(重いわけではないが)
    • 見積もり時間を入力する機能は無い(タイトルに併記したり、メモを利用)

正直他のを試してないので、あんまり当てにならない。

Toggl

Toggl

  • 仕事は切りが無いので、「今日はこれだけやろう」と決めた上で黙々とこなしていくのが大事
  • 1日の「これだけ」を適切に決めるには、それぞれのtodoにかかる時間を大まかにでも把握してなければ決められない
  • 時間を計って、自分はこういう種類のtodoをするのにこれくらいかかる、というのを可視化するツール
  • やることを記入して、作業開始時にボタンを押して、終了時にもう一度押すだけで、記録されていく
    • それだけだと紙と時計さえあればいいのだが、記録を統計的に一覧表示したり、紙を持ち歩かなくてもPCでもスマホでも記録できた方が、便利
  • 良い点
    • 無料で使える範囲が多い
    • 蓄積された時間の統計が見やすい
    • ブラウザ用アドオンがある(Chrome, Firefox)
      • インストールすると、TodoistのWeb版の各todoに、Togglのタイマーを開始させるボタンが追加される
      • これがでかい。やっぱりTodoリストとタイマーに同じことを2回入力しなければならなかったら、面倒で続かない
      • ただ、Firefox版ではバグ?があり、起動して何もしないと「ちゃんと使ってね」と催促されるのだが、その時に勝手にタイマーがスタートしてしまう。タスク名が空白なので後から見分けて削除はできるが。

個人的使い方の方針

流れ

  • タスクの分割は、Evernote上で行う
    • Todoistでもできるのだが、操作性がよくないのと、関連情報へのリンクという面では替えが効かない
  • やると決まったtodoはTodoistに登録
    • 明確な期日が無い場合でも、とりあえず1週間後くらいに期日を設定して登録しておく
    • メインで使うのが日付ビューのため、期日を設定しないと表示されなくて忘れる
  • 今日やるtodoの登録は前日までに行い、できるだけ当日に追加するのは避ける
    • ソウルジェムが濁る
  • Todoistから作業開始時にTogglタイマーを開始させ、消化していく

これ、タスクツリーをEvernoteで作るなら、todo管理ツールの方ではプロジェクトの分類さえできれば、ツリー化機能は必須では無いな……。

まぁいいや。あんまりツール選びに時間をかけるのも本質的では無いので、Todoistでいこう。他にも以下のメリットはあるし。

  • 広く使われててしばらくは存続しそう
  • タスクの入力が楽
  • Togglとの連携

今後

  • Togglで時間を記録しても、見返さないと意味が半減
    • とりあえず記録する習慣をまずは付けたいので、今は気にしない

問題点

個人的な環境で生じる問題点と妥協案

Vimperatorとのショートカットキーの競合

  • 連携アドオンの存在から、Web版のTodoistを利用したい
    • ブラウザはFirefox(のクローンであるCyberfox)
    • ブラウザをキーボードから操作できるアドオン「Vimperator」を使用している
  • その際、Vimperatorが、Todoistのショートカットキーと競合する(Todoistが無効になる)
    • Todoistのショートカットは特定少数のキーしか利用しない
    • それ以外のキーはVimperatorのまま使いたい
  • 「todoist.comを開いたときだけVimperatorを無効にするが、特定のキーは有効のまま残す」設定をすることは可能
    • だが、特定のキーが多すぎて設定が訳わからん
    • また、いずれにしてもTodoistのショートカットで発動しないキーがある
  • 難しいことは諦めて、Vimeratorで「次の1入力だけ無効にする」iを頭に付けてTodoistのショートカットを利用することにする
    • q,a:todoの追加」などは有効になる
    • 「編集中にCtrl+左右:インデントの設定」や、「編集中にCtrl+上下:編集アイテムの移動」は、元から有効
    • ただ、「ESC:編集しかけたけどやっぱりやめる」が有効にならない
      • iの後で<ESC>を入力しても「i(無効状態)のキャンセル」と認識されてしまう
    • <Insert>でVimperator自体の有効無効を切り替えれば、ひとまず有効になるが…
      • それなりに頻繁に使うキーなだけにネック
      • vimperatorrcで適当なキーに「<Insert><ESC><Insert>」を割り当てても、<ESC>が効いてくれない。(仕様?)
      • あくまで手入力する必要がある
  • もし面倒なら、TodoistだけChromeで利用することにする
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software/firefox/addons/task_management.txt · 最終更新: 2017/05/26 by ikatakos
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